לוקיישן, לוקיישן, לוקיישן: המדריך לבחירת מקום האירוע המושלם

מדריכים · 9 דקות קריאה

האולם או הגן שתבחרו יכתיבו את הווייב, העיצוב והתקציב של שאר האירוע. הנה כל מה שאתם חייבים לבדוק בסיור לוקיישן.

התאמה של המקום לחזון שלכם

אל תתנו לתאורה המהממת באולם לשכנע אתכם לסגור אם הלוקיישן לא משרת את מטרת האירוע. גן אירועים כפרי לא יתאים למסיבת טכנו רועשת, ואולם אורבני תעשייתי ירגיש קר לאירוע בוקר קלאסי. הגדירו את אופי האירוע, ורק אז חפשו מקום.

מבחן האורח (מה שהם חווים, אתם מפספסים)

כמארגנים, מראים לכם את סוויטת החתן-כלה או המארח. אבל אתם חייבים להיכנס לנעליים של האורח:

• 🚗 חניה וגישה: האם החניה קרובה מספיק לסבתא שמתקשה ללכת? האם היא בחינם או כרוכה בתשלום שתרצו לספוג?
• 🚻 חדרי שירותים: כנסו לשירותים בסיור. אם הם לא מריחים טוב, מצוחצחים ויפים כשאין אירוע – תארו לכם מה יהיה באמצע הערב.
• ❄️ מיזוג אוויר ואקוסטיקה: בדקו אם אפשר לשמוע את רעש המזגנים, ואם כשהמוזיקה פועלת אפשר בכלל לשוחח בשולחנות המרוחקים.

השאלות הקשוחות למנהל המכירות

• "האם יש לכם בלעדיות על ספקים?" אולמות רבים יחייבו אתכם לקחת את הדי-ג'יי, התאורה או הקייטרינג *שלהם*. אם יש לכם ספקים משלכם שתרצו להכניס, ודאו שזה אפשרי ומהם "דמי הכניסה".
• "כמה אירועים מתקיימים במקביל?" אם זה מתחם עם שני אולמות, האם האורחים שלכם יחלקו שירותים, קבלת פנים או חניה עם חתונה אחרת? האם יש זליגת סאונד בין האולמות?
• "מה המינימום מוזמנים להתחייבות?" אל תתחייבו למספר מוזמנים אופטימי מדי. עדיף להתחייב למעט, ולהוסיף רזרבות, מאשר לשלם על מנות של אורחים שלא הגיעו ("קנס אוויר").

הסיור בשעות הנכונות

אל תעשו סיור באולם ב-10 בבוקר אם האירוע שלכם מתקיים ב-20:00 בערב. אתם חייבים לראות את המקום כשהוא לבוש לאירוע דומה לשלכם, להרגיש את התאורה החשוכה, את זרימת המלצרים ואת האווירה בזמן אמת.